سامانه آرشیو مکانمند نقشه و اسناد فنی-سامنا

سامانه آرشیو مکانمند نقشه و اسناد فنی (سامنا)

سامانه آرشیو مکانمند نقشه و اسناد فنی-سامنا

آرشیو سازمان خود را مکانمند کنید

اهمیت روز افزون مستندسازی و آرشیو اسناد و گسترش فعالیتهای سازمانها  باعث می شود تا حجم زیادی از اسناد برای سازمان ها ایجاد شود.اما به مرور زمان، اسناد با استفاده بیش از حد و همچنین عوامل محیطی ، فرسوده شده و مسائل دیگری مانند امنیت اسناد، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها و دسترسی آسان و سریع به مدارک، باعث شده نسبت به گذشته احساس نیاز بیشتری به استفاده از سیستم های مكانیزه در بخش بایگانی سازمان ها احساس شود.
شرکت ساعی با در نظر گرفتن مشکلات موجود و نیازمندی های سازمانها در زمینه آرشیو اسناد و مدارک فنی و با تلفیق این نیازمندی ها با فرآیندهای مکانمند “سامانه مکانمند مدیریت و آرشیو اسناد و مدارک فنی (سامنا)” را ایجاد کرده است.مزیت اصلی این سامانه مجهز بودن به نقشه های جغرافیایی می باشد و می توانید مدارک را بصورت مکانمند، بایگانی نمایید.

مشکلات آرشیو کاغذی و غیرمکانمند در سازمان ها چیست؟
سامانه سامنا چطور مشکلات را حل خواهد کرد؟

سامانه آرشیو مکانمند نقشه و اسناد فنی-سامنا

مشکلات آرشیو کاغذی و غیرمکانمند (مکانمند نبودن):
با توجه به اینکه اسناد فنی و نقشه ها مربوط به قسمت ها و محیط های مختلفی از سازمان می باشند، امکان بایگانی آنها برای عوارض و مکانهای مختلف بسیار سخت است.

راه حل های سامانه سامنا:
ساماندهی استاد کاغذی یا دیجیتال بصورت مکانمند بر روی نقشه.
پیوست و مشاهده اسناد برای مکانهای موجود روی نقشه به تفکیک نوع سند.
مشاهده و مکان یابی، نقاطی از نقشه که دارای اسناد می باشند.
گزارشات پراکندگی مکانی اسناد.

مشکلات آرشیو کاغذی و غیرمکانمند (مکانمند نبودن):
عدم استفاده از نقشه برای مدیریت اسناد و مدارک، میتواند باعث سردرگمی و کاهش کارآیی در سازمان شود.

راه حل های سامانه سامنا:
نمایش انواع لایه ها شامل نقشه های شهری، تصویر ماهواره ای و…
امکان جستجوی شعاعی و محدوده ای اسناد بر اساس موقعیت مکانی.
قابلیت های کار با نقشه ها مانند اندازه گیری، ترسیم، چاپ و …

سامانه آرشیو مکانمند نقشه و اسناد فنی-سامنا
سامانه آرشیو مکانمند نقشه و اسناد فنی-سامنا

مشکلات آرشیو کاغذی و غیرمکانمند (دسترسی سخت و زمان بر بودن):
جست و جو و دسترسی به اسناد کاغذی محدود به زمان‏ها و مکانهای خاص است.
پرسنل در نگهداری و بازیابی اسناد کاغذی زمان زیادی نیاز دارند.

راه حل های سامانه سامنا:
دسترسی به اسناد در هر زمان و مکان از طریق اینترنت بدون مراجعه حضوری به بایگانی.
استفاده همزمان افراد مختلف از اسناد، بدون اختلال در كار يكديگر.
جستجو بر اساس مشخصات وارد شده در اسناد(تاریخ،نوع،طبقه و …)

مشکلات آرشیو کاغذی و غیرمکانمند (نیازمند هزینه و فضای زیاد):
با توجه به کمبود فضای فيزيکی در اکثر سازمان‏ها و ادارات، هزينه تجهیزات و فضای نگهداری اين اسناد بسيار بالاست.
آرشیو و مدیریت اسناد همواره نيازمند تعدادی کارمند می باشد.
هر کدام از انواع اسناد کاغذی نيازمند به نگهداری با طول عمرهای متفاوت بوده و نیازمند يک برنامه نگهداری هميشگی می باشد.

راه حل های سامانه سامنا:
به دلیل ذخیره شدن اسناد بر روی سرور مرکزی، نیاز به فضای فیزیکی، تجهیزات و هزینه های زیاد نیست.
تعداد کارمندان سامانه بسیار کمتر از حالت معمولی خواهد بود.
با ذخیره اسناد به صورت دیجیتالی، برای همیشه ماندگار خواهند بود.

سامانه آرشیو مکانمند نقشه و اسناد فنی-سامنا
سامانه آرشیو مکانمند نقشه و اسناد فنی-سامنا

مشکلات آرشیو کاغذی و غیرمکانمند (نگهداری سخت):
اسناد کاغذی با گذشت مدت زمانی دچار امحای تدريجی می گردند.
اسناد فيزيکی در برابر زلزله، آتش سوزی، سيل و … آسيب پذير هستند.
تهيه نسخه پشتيبان از اسناد چاپی به دلیل حجم زیاد، زمان بر و هزینه بر است.
پرونده ها نیازمند حفاظت در مقابل گزند حشرات، قارچها، جوندگان، تابش خورشید و رطوبت هستند.

راه حل های سامانه سامنا:
ذخیره هر حجم از انواع مختلف داده ها به صورت امن و بلند مدت.
عدم آسیب پذیری در برابر عوامل طبیعی و مصنوعی و مخاطرات ناشي از جابجايي.
امکان نسخه برداری سریع و قابل اطمینان.

مشکلات آرشیو کاغذی و غیرمکانمند (کمبود امنیت):
با توجه به نگهداری اطلاعات بروی کامپيوترهای شخصی، امکان از بين رفتن اطلاعات بسيار می باشد.
نگراني هاي ناشي از حفظ و امنيت اسناد چاپی در مقابل کپی برداری های غیرمجاز، دزدیده شدن و … .

راه حل های سامانه سامنا:
ذخیره فایل ها در ساختاری رمزبندی شده و کم حجم در سرور مرکزی.
امکان قفل کردن اسناد جهت جلوگیری از کپی برداری و ویرایش.
مدیریت کاربران و تنظیم سطوح دسترسی به اسناد.
ایجاد محدوده زمانی برای ورود کاربران به سامانه.
امكان بررسی تغییرات اعمال شده روی اطلاعات،مانند مشخصات ثبت كننده، تاریخ و زمان ثبت.

سامانه آرشیو مکانمند نقشه و اسناد فنی-سامنا
سامانه آرشیو مکانمند نقشه و اسناد فنی-سامنا

مشکلات آرشیو کاغذی و غیرمکانمند (عدم وجود گزارشات):
عدم امکان گزارش گیری پویا و لحظه ای از وضعیت اسناد و مدارک بر اساس ویژگی های گوناگون.

راه حل های سامانه سامنا:
ارائه گزارشات متنوع توصیفی و مکانی از اسناد فنی و نقشه ها.
گزارش زنده بر اساس تمامی اطلاعات درج شده اسناد.
گزارشات پراکندگی مکانی اسناد.
افزايش كارايي مديران در بررسي گزارش‌ها و تصميم‌گيري‌ بر اساس اطلاعات دسته‌بندي شده و به‌روز.

مشکلات آرشیو کاغذی و غیرمکانمند (بی نظمی و ناهمگنی اسناد):
عواملی مانند به هم ریختگی ، دوباره کاری، نگهداری چندين نسخه برای يک سند الکترونيکی در مکان‏های مختلف، ذخیره غيرساختاريافته و … نرخ رشد اسناد و نامنظمی را زیاد می کند

راه حل های سامانه سامنا:
ایجاد نظم و ساختار با ایجاد طبقه بندی و مدیریت تغییرات و نسخ مدارک.
امکان ثبت اسناد همراه با مشخصات آنها مانند: تاریخ، شماره و …
امکان تعریف گونه های جدید سند همراه با گروه بندی.
تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمت¬های جداگانه از سازمان.
قابلیت اتصال سامانه به سایر بانک های اطلاعاتی کارفرما.

سامانه آرشیو مکانمند نقشه و اسناد فنی-سامنا

چرخه عمر اسناد در سامانه:
تبدیل نمودن اسناد فیزیکی موجو به نسخه الکترونیکی(اسکن).
ورود اسناد اسکن شده یا اسناد الکترونیکی موجود به سامانه.
تعيين جايگاه هر سند در طبقه بندي تعريف شده و وارد کردن اطلاعات تکمیلی.
تعيين سطوح دسترسي كاربران به هر سند و تنظیمات امنیتی.
مشخص کردن مکان یا عارضه مربوط به هر سند بر روی نقشه اختصاصی(مکانمند شدن).
ذخیره، طبقه بندی، گردش و ارسال اسناد در سطوح مختلف سازمان.
امکان جست و جوی سریع و دقیق، ویرایش و خروجی گرفتن از اسناد با توجه به سطوح دسترسی.
امحاء اسناد در صورت لزوم.

سامانه آرشیو مکانمند نقشه و اسناد فنی-سامنا
سامانه آرشیو مکانمند نقشه و اسناد فنی-سامنا

شرکت ساعی به کارگیری سامانه منام را در سازمان های زیر پیشنهاد میکند:
کارشناسان و مسئولین دفاتر فنی شرکت ها و سازمان ها.
شهرک های صنعتی.
دانشگاه ها.
کارخانجات

برای داشتن سازمانی پویا، ما به شما کمک می کنیم

پشتیبانی